中山大学关于印发《中山大学外宾接待费管理办法》的通知

中大财务〔2022〕2号

校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医院（单位），产业集团，各有关科研机构：

《中山大学外宾接待费管理办法》已经中国共产党中山大学委员会常务委员会（扩大）会议（2022年第16次）审议通过，现予印发，请遵照执行。

　　　　　　　　　　　  中山大学

　　　　　　　　　　   2022年6月23日

中山大学外宾接待费管理办法

第一章 总则

　　第一条 为进一步规范学校外宾接待工作，明确外宾接待费用开支范围与标准，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《中山大学境外来访接待管理办法》（中大党发〔2019〕77号）等要求和有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于学校各单位及个人（以下统称接待单位）以学校相关名义接待来访外宾进行涉外交流合作活动所发生的费用管理。

外宾是指常驻外国或中国港澳台地区的团体或个人，不包括学校在聘教职工和在籍学生。

　　第三条 根据外宾来访性质，外宾接待分为外宾公务接待和外宾学术交流接待。外宾公务接待是指外宾因开展党政、行政性事务交流等原因来访而安排的接待。外宾学术交流接待是指外宾因开展教学活动、科学研究、学术访问以及出席国际学术会议、执行国际学术组织履职任务等原因来访而安排的接待。

　　第四条 外宾接待费纳入开支项目预算，并严格执行预算要求。接待单位应在核定的外宾接待费预算内安排外宾接待活动，不得超预算或无预算列支。

　　第五条 接待单位须按学校境外来访接待管理有关规定组织开展外宾接待活动，并严格履行审批（备案）程序。

　　第六条 外宾公务接待的接待天数不得超过5天（含抵、离境当天），超出部分产生的费用一律由外宾自理，但外事交流协议另有约定的可从其约定。外宾学术交流接待可根据学术交流活动的实际需要确定接待天数。

第二章 开支范围及标准

　　第七条 外宾接待费的开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼费等，各项费用根据外宾类别分别执行不同的开支标准。

　　第八条 外宾类别由项目负责人按照以下标准确定：

　　（一）院士、著名专家学者（含诺贝尔奖、菲尔兹奖、图灵奖等国际奖项获得者）、省部级（含正副部级及以上）人员、国（境）外院校校级领导、重大校级项目合作方主要负责人、外国政要、外国驻华大使、总领事、重要国际组织负责人和国际认证专家，可按照一类人员接待。

　　（二）正高级职称人员、司局级（含正副司局级）人员、世界知名企业主要负责人、国（境）外院校及校级项目合作方部门负责人、外国驻华使领馆官员，可按照二类人员接待。

　　（三）其他人员按照三类人员接待。

　　第九条 住宿费按照以下规定执行：

　　（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。

　　（二）外宾公务接待的住宿标准：一类人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆，且一类人员可安排套间；二类和三类人员率领的外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级，且应安排标准间。超住宿标准安排的住宿费用全部不予报销。

　　（二）外宾学术交流接待的住宿标准：参照学校差旅费管理相关规定执行，住宿费在标准限额内据实报销，超支部分不予报销。其中，一类人员对照学校差旅费管理办法中“院士及相当于院士人员”标准执行；二类人员对照“四级以上专业技术岗位人员”标准执行；三类人员对照“其他人员”标准执行。

　　第十条 日常伙食费按照以下规定执行：

　　（一）外宾的日常伙食应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡安排在校内餐厅用餐。

　　（二）日常伙食费（含酒水、饮料）标准：一类人员每人每天不超过500元，二类和三类人员每人每天不超过300元。元、60元。

　　第十一条 宴请费按照以下规定执行：

　　（一）宴请外宾严禁讲排场，不得提供高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟和高档酒水，不得在私人会所和高消费餐饮场所消费，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

　　（二）宴请费（含酒水、饮料）标准：一类人员出面举办的宴请，每人每次不超过400元；二类和三类人员出面举办的宴请，每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元、60元。

　　（三）宴请次数要求：接待外宾期间，宴请不得超过2次，含与其他单位联合安排的宴请。

　　（四）陪餐人数要求：接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，我方参加宴请人数可根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾在5人（含）以内的，我方人数和外宾人数原则上应在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分我方人数和外宾人数原则上应在1:2以内安排。

　　（五）宴请当日的外宾日常伙食费标准无需核减。

　　（六）宴请外宾时，如有与外事活动相关且必要的第三方人员参与，可按照学校国内公务接待或科研业务接待管理相关规定执行。

　　第十二条 交通费按照以下规定执行：

　　（一）外宾市内交通用车应根据实际需要安排，并减少随行车辆，据实报销市内交通费。

　　（二）外宾公务接待原则上不得列支外宾来访国际（跨境）旅费。外宾学术交流接待确有必要承担外宾来访国际（跨境）旅费的，须在报销时明确费用承担部分。

　　（三）外宾来访的国际（跨境）交通费和境内城市间交通费应不超过以下舱位等级标准：

　　1．乘坐长途汽车等其他交通工具的，凭票据实报销。

　　2．所乘交通工具舱位等级划分与以上不一致的，可乘坐同等水平的舱位。所乘交通工具未设置上述规定中本类别人员可乘坐舱位等级的，应乘坐低一个等级的舱位。

　　3．确因工作需要并经项目负责人和单位负责人批准，外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位，但随行人数原则上不得超过主宾人数。

　　（四）未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。因身体健康状况等客观原因确需安排外宾乘坐其他级别标准交通工具的，须事先逐级报请项目负责人、单位负责人、国际合作与交流处（港澳台事务办公室）、分管外事副校长同意，必要时报学校主要校领导批准后，可以提高一个等级。

　　（五）外宾在途期间的伙食费按照日常伙食费标准执行。

第十三条  赠礼费按照以下规定执行：

　　（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

　　（二）原则上赠礼1次，不得重复赠礼。外方赠礼的，可按对等原则回礼。

　　（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的类别确定赠礼标准。一类人员每人次礼品不超过400元；二类和三类人员每人次礼品不超过200元。

　　（四）对来访我校的著名友好人士、社会名流、企业高管等确有必要按照一类人员标准赠礼的，须由接待单位负责人从严审批确认。

　　 第十四条 接待单位需向外宾支付报酬或因外宾接待活动产生劳务费用的，按照学校劳务酬金发放管理相关规定执行。根据交流合作协议互派的专家学者，有关待遇按照协议执行。

　　 第十五条 外宾前来参加会议的，参会期间发生的伙食、住宿、市内交通等费用按照学校会议费管理相关规定执行，不得在外宾接待费中重复或额外报销。

　　 第十六条 外宾在华期间的邮电通讯、医药、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。

　　 第十七条  我方人员陪同外宾赴其他城市访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校差旅费管理相关规定执行；确需与外宾同餐、同住、同行的，外宾公务接待须事先报请项目负责人、单位负责人和国际合作与交流处（港澳台事务办公室）审批，外宾学术交流接待须事先报请项目负责人和单位负责人审批，经批准后相关费用可按对应的外宾接待标准据实报销。

第四章 报销管理

　　第十八条  外宾接待费应在本办法规定的开支范围和标准内凭票据实列支；除本办法另有规定外，超支部分不予报销。

　　第十九条  外宾接待费用的支付结算应按学校公务卡管理相关规定执行，采用公务卡或银行转账方式结算，原则上不得以现金方式支付。

　　第二十条  接待单位报销外宾接待费用时，须提供以下报销凭证及附件：

（一）相关审批材料：

1．接待对象为外国副部级及以上的官员或前官员、外国驻华使领馆人员、有或曾有台湾地区官方背景的人士、境外非政府组织人员、宗教人士等按规定应报批的人员，报销时须提供经批准的《中山大学境外来访接待审批表》或相关校OA审批材料。

2．接待活动涉及讲座论坛等，或存在本办法规定的特殊审批事项，报销时须提供相关审批材料。

（二）外宾身份类别佐证材料（仅限一类和二类人员），如外宾身份简介等，境外来访相关审批材料中已包含外宾身份类别信息的无需另附该材料。

（三）外宾来访佐证材料，如出入境记录信息、国际机票行程单、新闻通讯稿等。

（四）费用发票、明细单据、支付记录等与接待活动直接相关的凭证。

第四章 监督检查与责任追究

第二十一条  接待单位应当加强外宾接待费用开支的内控管理，并自觉接受学校财务、审计和纪检部门的监督检查。

第二十二条  财务处负责学校外宾接待费开支的报销核算与稽查监督工作，对于有下列行为之一的，将依法依规追究相关单位和人员的责任：

（一）擅自提高接待开支标准的；

（二）违规扩大接待开支范围的；

（三）报销与接待活动无关的费用的；

（四）使用虚假票据报销接待费用的；

（五）虚报外宾接待类别、人数、天数，套取接待经费的；

（六）其他违反本办法规定的行为。

第二十三条  有第二十二条所列行为之一的，除相关开支一律不予报销外，学校应当对有关单位或人员进行督促整改；造成不良影响、后果或者损失应当追究责任的，可视情节严重程度按照权限对其采取以下处理措施：

（一）批评教育；

（二）责令作出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）纳入学校财务报销失信名单；

（五）取消年度评先评优资格；

（六）调减年度奖励性绩效；

（七）法律法规规章及学校规定的其他处理措施。

以上措施可以单独适用或者合并适用。

构成违纪的，根据有关党纪法规和学校规定作出纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

第五章 附则

　　 第二十四条 国际组织、国（境）外院校及学术研究机构等驻华代表处人员以及外国驻华使领馆人员来访，接待费用参照本办法执行。国家元首、政府首脑来访，按照国家外宾接待经费管理相关规定执行。

　　 第二十五条 上级主管部门对外宾接待费开支标准或报销管理另有明确规定的，从其规定。外宾接待有关事宜本办法未予明确的，遵照国家和学校相关规定执行。

　　 第二十六条 各附属医院（单位）、产业集团使用学校经费报销外宾接待费的，遵照本办法执行；使用自身经费报销的，可参照本办法制定符合本单位情况的外宾接待费管理制度。

　　 第二十七条 本办法由财务处负责解释。财务处对本办法的落实执行负有主体责任，如本办法执行不力，追究财务处及主要负责人相应责任。

　　 第二十八条 本办法经2022年第16次学校党委常委会会议审议通过，自2022年7月1日起施行。此前学校其他有关文件中涉及外宾接待费支出管理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。