中山大学公务卡实施细则

 

第一章  总则

第一条  为加强规范公务支出管理，减少现金结算，提高支付透明度，强化资金安全，根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》（财库〔2007〕 63号）、《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》（财库〔2011〕160 号）、《关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》（财库〔 2015〕245号）、《财政部关于进一步完善中央财政科技和教育资金预算执行管理有关事宜的通知》（财库〔 2018 〕96号）等文件精神，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条  本细则所称公务卡，是指学校教职员工个人持有的、用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。

第三条  学校公务卡的发卡银行（以下简称发卡行）为办理国库集中支付业务的代理银行。

第四条  持有公务卡的教职员工（以下简称持卡人）应当妥善保管公务卡，规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务，并按时办理报销手续。

 

第二章  公务卡日常管理

第五条  公务卡的开立。

（一）公务卡的持卡人必须是与学校签订聘用或劳动合同的在岗教职员工。

（二）教职员工入职时应当办理公务卡申领手续。公务卡申请结果以发卡行实际审核结果为准。

（三）教职员工应在收到发卡行领卡通知后一个月内领取公务卡并办理激活手续，同时登录学校会计信息系统核对卡号，发现公务卡信息有误的应在5个工作日内向会计核算处反馈更正。

第六条  公务卡的使用。

（一）持卡人应当严格遵守国家有关银行卡使用管理规定，规范使用公务卡，妥善保管卡片和密码。严禁恶意透支或将非公务支出用于公务报销，由此产生的一切后果由持卡人负责，学校不承担相关责任。

（二）公务卡的透支额度一般不超过5万元。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时，持卡人可联系财务与国资管理处提请发卡行申请临时增加信用额度，增加的额度和使用期限等具体事项按照发卡行有关规定执行。

（三）公务卡用于公务支出的支付结算，不得用于个人消费的支付结算。公务支出发生后，持卡人应在免息还款期限内完成财务报销手续。

第七条  公务卡发生遗失、损毁、被盗等情形时，持卡人应联系发卡行办理挂失、补办等手续，并在获取新卡后登录学校会计信息系统更新卡号。

第八条  持卡人离职或退休时应在一个月内办理公务卡注销手续，不得继续使用公务卡。离职或退休人员不配合销卡的，会计核算处在获知持卡人离职或退休情况后，应提 请发卡行冻结相应的公务卡，并会同持卡人所在单位督促销卡。

 

第三章  公务卡支付管理

第九条  公务卡的结算范围。

（一）具备刷卡条件且属于《中央预算单位公务卡强制结算目录》（附件）范围的公务支出，持卡人应按规定使用公务卡结算。

（二）不具备刷卡条件的下列公务支出可不使用公务卡结算：

1．交易类型不支持使用公务卡支付的公务支出，如转账汇款、按规定支付给个人的支出等；

2．在镇级、乡级地区和国（境）外发生的公务支出；

3．在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；

4．签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的公务支出；

5．不具备公务卡办卡资格的人员、暂未能办理公务卡的人员或已办理公务卡但尚未领卡的人员因执行公务发生的支出。

（三）除前款规定的可不使用公务卡结算的情形外，因特殊情形确实不能使用公务卡结算的公务支出，按以下原则执行：

1．使用竞争性科研经费发生的公务支出，经办人需注明原因，经项目负责人确认后可按实际结算方式报销。因科研工作实际需要确需以现金结算的公务支出，需提供由项目负责人签字确认的情况说明。

2．使用除上述经费以外的其他经费发生的公务支出，区分结算方式进行处理，报销时需提供有关负责人审批同意的证明材料。

（1）以非现金方式结算的（含微信钱包、支付宝花呗、公务卡以外的个人银行卡等），经办人需注明原因，经项目负责人确认并报单位负责人审批同意后可按实际结算方式报销。

（2）以现金结算的，还需提交财务与国资管理处审核同意后方可报销。

3．报销时需附实际结算方式的支付凭据。

 

第四章  公务卡报销管理

第十条  持卡人应当规范使用公务卡进行公务支出的支付结算业务，并在规定的免息还款期限内办理报销手续。

第十一条  公务卡的报销程序。

（一）持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出，应当至少提前在到期还款日的10天前把报销材料送达会计核算处。因报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用，由持卡人承担。

（二）持卡人办理公务卡消费支出报销业务时，应通过网上报销系统正确勾选公务卡消费记录，以便系统匹配生成报销记录。

（三）会计核算处根据持卡人姓名、工号、交易日期和交易金额等信息对公务消费业务进行审核。符合报销条件的，予以报销并按报销金额还款到对应的公务卡上；不符合报销条件的，有权全部或部分不予报销。

（四）持卡人可以通过短信通知、银行对账单等方式查询报销资金还款到账情况，发现异常的应向会计核算处反映，以便及时处理。

（五）持卡人因出差或其他特殊情况不能在规定的免息还款期限内办理财务报销手续的，可在到期还款日前10个工作日内，由持卡人或其所在单位有关人员通过办理借款手续进行还款。会计核算处审核批准后于到期还款日之前先将应还款资金转入公务卡，持卡人其后在规定时限内办理借款冲账手续。

第十二条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡或以其他方式退回持卡人的，持卡人应在收到退款后的10个工作日内联系会计核算处办理款项退回手续 。

第十三条  除合法合规的公务消费支出由学校报销还款外，公务卡的其他消费支出均由持卡人负责还款，学校不承担因个人原因导致的一切责任。下列支出和费用应由持卡人承担，不予报销：

（一）使用公务卡用于个人消费的支出；

（二）公务卡消费交易金额超过规定可报销费用的支出部分；

（三）持卡人不及时还款、不及时报销或不符合报销条件等违反规定造成的罚息、滞纳金等费用；

（四）公务卡分期还款、提取现金产生的利息、手续费等费用；

（五）持卡人保管不慎导致公务卡遗失、损坏或者灭失，被盗刷所形成的支出和损失以及挂失、补办卡等产生的手续费用；

（六）其他不符合财务管理规定的支出；

（七）其他因个人原因导致的应由持卡人承担责任的支出。

 

第五章  职能部门管理职责

第十四条  财务与国资管理处作为主体责任部门，在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）建立健全学校公务卡管理制度。

（二）与会计核算处、人力资源管理处和发卡行进行沟通协调，完善优化公务卡管理业务流程。

（三）监督检查公务卡管理制度执行情况。

（四）协助持卡人办理调增公务卡信用额度等事宜。

第十五条  会计核算处在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）负责学校会计信息系统中公务卡信息的管理，保证公务卡信息的准确性、时效性和完整性。

（二）与人力资源管理处对接，根据人力资源管理处提供的人员变动情况更新公务卡信息。

（三）与发卡行对接，获取新办卡、补办卡和注销卡等公务卡变动数据，并在学校会计信息系统中相应更新公务卡信息；提请发卡行对未按规定时限注销的公务卡作冻结处理。

（四）审核持卡人提请报销的公务卡消费信息，办理公务卡报销还款和资金退回等业务；协助持卡人完成公务卡信息的核对和更新工作；提供公务卡使用、报销等方面的咨询解答和办事指引。

第十六条  人力资源管理处在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）负责学校人力资源管理系统中人员信息的核对、提供和维护，保证人员信息的准确性、时效性和完整性。

（二）与会计核算处对接，同步提供和更新人员变动信息（入职、离职、退休等）。

（三）会同人才发展办公室核实教职员工入职、离职或退休时公务卡办（销）卡手续的办理情况。未注销公务卡的不予办结离校手续。

第十七条  持卡人所在单位在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）单位教职员工入职时，协助督促其按规定办理公务卡申领、激活手续；持卡人离职或退休时，协助督促其按规定办理公务卡注销、清退手续。

（二）督促持卡人按时办理公务消费的财务报销手续。

（三）持卡人因特殊情况不能按时报销公务卡消费支出时，协助持卡人办理借款抵还手续，并督促持卡人按时冲账。

（四）由于退货等原因导致已报销资金退回持卡人时，督促持卡人按时到会计核算处办理款项退回手续。

（五）协助做好公务卡管理制度的宣传与协调工作。

第十八条  各职能部门在公务卡管理工作中应当履职尽责、担当作为。财务与国资管理处会同各有关职能部门建立健全公务卡业务协调运行机制，加强各部门间的沟通协商与信息共享，结合制度执行情况适时优化调整业务流程。

第六章  监督检查与责任追究

第十九条  财务与国资管理处定期对公务卡有关制度规范执行情况实施监督稽查；审计处对公务卡管理及使用情况实施审计检查。

各单位和人员应当自觉接受并积极配合上级主管部门、学校财务审计和纪委监察部门的监督检查。对检查中发现的问题，应当要求纠正、督促整改。

第二十条  教职员工未按规定开立、使用和注销公务卡或者违反学校公务卡管理规定的，财务与国资管理处与其所在单位根据违规行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，对其采取以下处理措施：

（一）批评教育；

（二）责令作出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）纳入学校财务报销失信名单；

（五）由所在单位取消其年度评先评优资格；

（六）由所在单位调减其年度奖励性绩效。

以上措施可以单独适用或者合并适用，同时依法责令退还违规所得或承担相应的经济损失。

审计检查发现的问题，审计处根据审计权限提出问题整改意见和建议。

构成违纪的，由纪委办公室、监察处依照有关党纪法规和学校规定作出处理；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

第二十一条  各有关职能部门和持卡人所在单位在学校公务卡管理工作中存在下列情况，造成不良影响、后果或损失的，应当进行责任追究：

（一）所负责的信息数据提供不准确、更新不及时、维护不到位影响制度执行的；

（二）业务流程执行不到位、调整不及时导致学校损失的；

（三）履行审核或监督职责不到位的；

（四）其他管理不善、治理不力的情况。

学校根据权限依照本细则第二十条和《中山大学财务报销监督实施办法》有关规定采取约谈、批评教育、责令作出书面检查、取消年度评先评优资格、扣减年度奖励性绩效等措施追究其部门（单位）负责人及相关直接责任人的相应责任。

有关部门（单位）及其领导人员存在失职失责应当问责的，经学校党委决定，由相关职能部门或纪委办公室、监察处根据《中共中山大学委员会贯彻落实〈中国共产党问责条例〉实施细则》《中共中山大学委员会关于对领导人员实行问责的实施细则》等规定实施问责。

 

第七章  附则

第二十二条  本细则所称公务支出，是指因执行学校公务发生的且使用学校经费列支的款项。

学校附属法人单位、资产经营性公司、校友总会和教育发展基金会使用本单位经费列支的公务支出不适用本细则。

第二十三条  本细则由财务与国资管理处负责解释。

第二十四条  本细则经2020年第6次学校党委常委会会议审议通过，自2020 年5月1日起施行。原《中山大学公务卡实施细则》（中大财务〔2014 〕 38号）同时废止。

 

附件：中央预算单位公务卡强制结算目录

 

附件

中央预算单位公务卡强制结算目录