会议费、培训费报销附件要求

序号	附件名称	要求与说明
1	审批材料	（1）会议费： ① 无特殊审批事项的会议，需提供《中山大学会议审批表》（请在“财务处主页→文件下载→集中核算中心”下载）或同等效力审批材料； ② 有特殊审批事项的会议（包括但不限于学术会议在风景名胜区召开、管理会议会期超1.5天、科研会议受大型活动影响住宿费大幅上涨、业务会议安排专项考察、国际会议需提高综合定额标准等），应根据不同事项要求进行“一事一批”，并提供《中山大学会议（特殊事项）审批表》（请在“财务处主页→文件下载→集中核算中心”下载）； ③ 纳入学校讲座论坛管理范围的论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动，需提供校OA文件处理表及附件（例如讲座论坛审批表）； ④ 国际会议应按国际合作与交流处要求提前履行审批手续，并取得教育部或其他主管部门准予办会的批件； ⑤ 各类会议关键信息发生变更的（例如超出原定规模的综合定额总额、实际经费来源与办会审批材料不一致等），应当按学校相关规定履行变更审批手续。
1	审批材料	（2）培训费： ① 经批准的《中山大学培训费开支审批表》（请在“财务处主页→文件下载→集中核算中心”下载）或同意举办培训的同等效力审批材料； ② 除党组织教育培训之外，培训活动须经项目负责人审核后由举办单位主要负责人审批；在校外地点开展培训的，还需报单位分管或联系校领导审批； ③ 党组织教育培训仅须报二级党组织负责人审批； ④ 邀请境外师资讲课的，须参照学校讲座论坛有关管理规定报经批准； ⑤ 在参训人员、授课教师、工作人员的常驻地举办培训确需安排住宿的，应在审批材料中说明情况。
2	会议通知或培训通知	会议/培训包含报到、离会时间的应予注明。
3	签到表	实际参会/参训人员签到表，工作人员也需签到。 ※注：举办一类培训的需提供参训人员岗位级别信息。
4	发票或校内转账单	（1）向校内单位支付的住宿费、餐费、场地使用费等，可提供校内转账单或学校食堂送餐单。（2）单张或多张连号发票合计金额＞1万元的，需提供发票真伪查询结果。
5	支付记录	各类会议/培训支出均属于公务卡强制结算目录，原则上使用公务卡或对公转账支付。单笔金额≥1000元的，不得使用现金支付，需提供支付凭据或对公转账。
6	协议或合同（如需）	（1）会议费： ① 确因工作需要委托专业会务公司或其他单位代办会议的，需提供与受托单位签订的委托办会合同和实际结算的费用明细信息，并在开支范围及规定标准内报销； ② 与校外其他单位联合办会，需承担部分会议费用且涉及办会经费外拨的，需提供与校外联合办会单位签订的合同；合同中应明确各方的权利和责任，并约定会议费用的分摊事宜。
		（2）培训费：举办单位原则上应当自行组织开展培训，确有需要委托校外机构承办的，应在开支范围及标准内，选择有资质的培训机构承办，并与其签订委托培训合同，不得委托旅行社和中介机构。
		（3）经济业务达到合同签订起点金额的情况： ① 同一会议/培训由同一供应商提供的单项业务（即伙食/住宿/会场及其他服务该3项的其中一项）金额达到2万元的，需提供合同； ② 其他具体规定参照《财务处关于明确付款类经济业务合同作为报销附件要求的通知》（中大财务〔2022〕9号）。
7	明细清单（如需）	（1）住宿费发票未能体现住宿天数（或时间）、人数（或房间数）、单价等基本信息的，需提供住宿清单或订单详情或在发票上据实说明。（2）发票上已经列明物品的名称、型号、单价、数量等明细信息的，无需提供购物清单或小票；发票上未列明物品明细信息的，需提供购物清单或小票（使用热敏纸材料打印的，需同时提供复印件）。（3）租车费用＜20000元的，发票应在“备注”栏中注明用车具体信息，或另附出租方出具的用车记录单。（4）其他商品或服务清单。
8	境内专家交通费票据（如有）	参照国内差旅费的城市间交通费报销附件要求。
9	境外专家交通费票据（如有）	参照外宾接待费的国际（跨境）交通费报销附件要求。
10	薪酬单（如有）	参照劳务酬金报销附件要求，通过学校薪酬门户单独制单发放。