中山大学关于印发《中山大学因公出国（境）经费管理办法》的通知

中大财务〔2020〕7号

校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医院（单位），产业集团，各有关科研机构：

《中山大学因公出国（境）经费管理办法》已经中国共产党中山大学委员会常务委员会（扩大）会议（2020年第2次）审议通过，现予以印发，请遵照执行。

中山大学

2020年4月2日

中山大学因公出国（境）经费管理办法

第一章　总则

第一条　为进一步规范学校因公出国（境）经费管理，根据《因公临时出国经费管理办法》（财行〔2013〕 516号）、《财政部外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行〔2017〕434号）、《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔 2019〕37号）、《中山大学因公临时出国（境）管理规定》《中山大学教师出国（境）事务管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于使用学校各类经费开支因公出国（境）费用的管理。

第二章　因公临时出国（境）经费管理

第三条　出国（境）人员（以下简称出访人员）应科学合理地安排出国（境）经费预算，厉行节约，不得超预算或无预算安排出访团组。学校从严审批出访计划，因公临时出国（境）经费预算额度须经会计核算处审核，并冻结经费项目相应预算额度。

第四条　出访人员因公临时出国（境）必须按照学校因公临时出国（境）相关规定办理出访审批手续。

学生、受聘在我校工作的港澳台籍人士、外籍人士以及持其他国家（或地区）永久居留证的人士等用本人有效证件因公临时出国（境）的，应当事先办理出访审批手续，经学校审批同意方可执行因公出国（境）任务。

未经审批的出访所发生的出国（境）费用不予报销。

第五条　因公临时出国（境）经费包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。

国际旅费是指出境口岸至入境口岸乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的旅费。

国外城市间交通费是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。

住宿费是指出访人员在国（境）外发生的住宿费用。

伙食费是指出访人员在国（境）外期间的日常伙食费用。

公杂费是指出访人员在国（境）外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。

其他费用主要是指出国（境）签证费用、办证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用、会议费、会务费等。

第六条　国际旅费按照下列规定执行。

（一）选择经济合理的路线。出访人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因在往返我国出入境口岸（不含港澳台）的国际航段内确需选择外国航空公司航线的，应当事先公示并在《中山大学教职员工/研究生/本科生因公临时出国（境）申报表》（以下简称《申报表》）中予以注明。

（二）出访人员应当按照经济适用的原则，通过政府采购、询价对比等方式购买优惠票价的往返或联程机票。

（三）出访人员购买机票应通过公务卡或银行结算方式支付。因故无法使用公务卡支付票款的，需保留非现金结算凭据。

（四）出访人员乘坐交通工具不超过以下标准：

注：（1）乘坐长途汽车等其他交通工具的，凭票据实报销。（2）竞争性科研经费是指学校通过竞争方式从校外获取的科研经费。

1．工作涉密、任务紧急且飞行时间超过6个小时（含中转航班）的，事先报经国际合作与交流处（含港澳台事务办公室，以下简称国际合作与交流处）和财务与国资管理处批准，院士及相当于院士人员、二级职员以上管理岗位人员随行一人可乘坐同等级交通工具。

2．既在管理岗位又有专业技术职称的人员，使用竞争性科研经费出访的，可参照执行相应职级专业技术岗位人员的交通工具标准。

3．所乘交通工具舱位等级划分与以上不一致的，可乘坐同等水平的舱位。所乘交通工具未设置上述规定中本级别人员可乘坐舱位等级的，应乘坐低一等级舱位。

（五）出访人员须按照规定标准乘坐交通工具，凭票据实报销国际旅费。未按规定等级乘坐交通工具，使用竞争性科研经费出访的，超支部分由个人自理；使用其他经费出访的，当程旅费不予报销。

因身体健康状况等客观原因确需乘坐其他级别标准交通工具的，原则上可提高一个等级，事先必须分别报请项目负责人、单位负责人、国际合作与交流处、分管外事副校长同意，必要时报学校主要负责人批准。经批准同意，国际旅费可据实报销，报销时需提供有关负责人审批同意的书面材料。

（六）出国人员乘坐国际列车，国内段按国内差旅费的有关规定执行；国外段超过6小时的按自然（日历）天数计算，每人每天补助12美元。

第七条　国外城市间交通费按照下列规定执行。

（一）出访人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来（不含国际旅费飞机航班中转地），应当事先在《申报表》中列明出访路线，不得在未列入出访路线的国外城市间往来（航班中转地除外）。

（二）出访人员的旅程必须按照批准的路线计划执行，其城市间交通费按照第六条有关交通工具乘坐等级标准规定凭有效原始票据据实报销。未经批准的出访行程所发生的费用不予报销。

（三）出访人员在境外乘坐机场专线大巴、地铁、城际轻轨、租车（实体店租车或网约车）等交通工具往返驻地和机场（火车站、码头）或者因公共交通不便确需租车往返不同城市的，所发生交通费用视同城市间交通费，可凭票据实报销。

第八条　住宿费按照下列规定执行。

（一）出访人员应当严格按照规定安排住宿，院士及相当于院士人员、二级职员以上管理岗位人员可安排普通套房，住宿费据实报销；其他级别人员应安排标准间，在规定的住宿费标准之内予以报销，超支部分由个人自理。

（二）因交通延误或非正常入住时间住宿等原因产生的额外住宿费用，出访人员需据实说明，可在规定的住宿费标准之内凭票报销。

（三）参加国际会议等的出访人员，原则上应当按照规定的住宿费标准执行。入住会议组织单位指定或推荐的酒店，住宿费用超出标准的，出访人员须事先公示并在《申报表》上予以注明，根据组织单位提供的有效证明，住宿费可凭票据实报销。

（四）使用竞争性科研经费出访，因季节性因素、时间安排和条件限制等原因导致住宿费超过规定标准的，出访人员据实说明后，住宿费可按照上浮后标准凭票据实报销，上浮比例不超过规定标准的50%。

（五）因任务安排确需前往安全提醒为“暂勿前往”“谨慎前往”的境外国家或地区，为确保出访期间人身安全，本着勤俭节约原则，住宿费可按照上浮后标准凭票据实报销，上浮比例不超过规定标准的50%。报销时需提供中国领事服务网发布的安全提醒公告打印件作为报销附件。

（六）住宿选择租住私人住房或民宿的，凭出租人开具的收款票据、银行支付记录和租房合同或协议，根据票面金额在规定标准内据实报销。

1．未签订租房合同或协议的，收款票据上需注明住宿人姓名、住宿详细地址、入住及退房日期。

2．因不具备刷卡或转账结算条件而无法提供银行支付记录的，收款票据需有收款人签名和联系方式。

第九条　伙食费和公杂费按照下列规定执行。

（一）伙食费、公杂费按规定标准发给出访人员包干使用，按照不超过批件出访天数的实际因公出访天数计发。出访天数按离、抵我国国境期间的自然（日历）天数计算，离、抵境当日计入在外停留天数。

（二）因航班延误等情况导致实际出访天数超过批件出访天数，经国际合作与交流处审核确认的，可按批件出访天数计发；因乘坐凌晨航班需提早办理离境手续导致实际出访天数超过批件出访天数，出访人员提供出访证照离境日期页复印件和机票作为有效证明，会计核算处按照批件出访天数予以核准计发。

（三）出访人员在公共交通不便的国家或地区开展工作，受地理环境和当地条件限制，确需在同城范围内租赁交通工具出行的，经批准后可按照厉行节约和经济合理的原则租赁交通工具（含出租车、实体店租车或网约车等）。其中：

1．使用竞争性科研经费在境外开展与项目研究直接相关的社会调查、野外考察、实验采样和测试监测等科学研究活动的，确需在同城范围内租赁交通工具须在项目预算中明确；未在项目预算中明确的，项目负责人可将项目报学校科研管理部门和会计核算处审核备案后，使用该项目经费报销所发生的租赁费用。

2．校级行政团组在同城范围内租赁交通工具须事先报请项目负责人、国际合作与交流处、分管外事副校长同意，必要时报学校主要负责人批准，报销时需提供有关负责人审批同意的书面材料。

出访人员须提供行程路线说明（包括用车时间、起至地点和事项等信息），租赁费用（含租赁费、路桥费、汽油费、保险费和停泊费等）可以凭有效票据上注明的金额和支付记录据实报销，租赁交通工具期间的公杂费可按标准的40%领取。

（四）除第七条和本条规定的情况外，出访人员在同城范围内发生的市内交通费以公杂费补助的形式发放，不再凭票报销地铁、公交、出租车、轮渡等市内交通费用。

第十条　其他费用，包括出国（境）签证费用、办证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用、会议费、会务费和使用人才工作经费在出访地举办人才招聘会所发生各项相关费用（需有费用明细）等，可凭有效原始票（凭）据据实报销。

第十一条　应邀参加出访活动，外方明确只承担部分出国（境）费用的，出访人员在确保真实性的前提下，可以报销余下应报费用。

（一）外方或其他单位以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我校出访团组的，出访人员不再重复领取伙食费和公杂费。外方仅提供交通接待的，可按标准的40%计发公杂费。

（二）因公出国（境）进行科研合作，外方已在邀请函或合作协议中明确规定所资助经费用于支付出访人员的住宿费、伙食费和公杂费，外方资助经费不足以弥补按规定标准和天数计算的住宿费、伙食费和公杂费的，可以按照规定的开支标准，费用差额部分据实补足。项目负责人与外方另有约定的，从其约定。

第十二条　常驻地往返我国出入境口岸期间发生的城市间交通费（不含经停航班）、住宿费、伙食费和市内交通费按照《中山大学差旅费管理办法》相关规定报销。离、抵我国国境之日已按境外包干标准计发伙食费、公杂费补助的，不再报销当日境内的伙食费和市内交通费。

第十三条　出访团组对外原则上不搞宴请。确需宴请的，应当事先公示并在《申报表》中注明，宴请标准原则上按照本办法规定出访人员在抵达国一人一天的伙食费标准掌握。

出访团组与我国驻外驻使领馆等外交机构和其他中资机构、企业之间一律不得用公款相互宴请。

第十四条　出访团组在国外期间，收授礼品应当严格按有关规定执行。原则上不对外赠送礼品，确有必要赠送的，应当事先公示并在《申报表》中注明。

第十五条　出访人员回国报销费用时，须提供以下报销凭证附件：

（一）《申报表》复印件；

（二）因公出国（境）任务批件复印件，即《中山大学因公出国、赴港澳任务批件》，或者具有外事审批权的主管部门出具的因公出国、赴港澳任务批件（根据出访人员身份及级别由相应主管部门出具），或者广东省人民政府台湾事务办公室/国务院台湾事务办公室出具的《赴台批件》；

（三）《中山大学因公出访情况报告表》复印件（学生出访可提供证照个人信息页及签证（注）、我国海关出入境戳章页复印件）；

（四）国际机票、城市间交通费用票据。其中，国际机票应当提供《航空运输电子客票行程单》（蓝底）、电子行程单（如IATA、ITINERARY等）或者税务发票（三选一）；

（五）住宿费及其他开支的INVOICE、RECEIPT等境外有效票据或者税务发票；

（六）银行结算支付记录或结算凭据、银行换汇回单（如有）；

（七）超标准或特定支出的佐证材料（如指定住宿的证明、宴请接待清单等）；

（八）税务发票未注明费用明细项目的，还需提供其他佐证材料以判断所列费用是否符合标准，如网上预订订单、受托单位出具的订单或确认单、住宿酒店出具的住宿清单等。

各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。出访人员应当严格按照批准的出访天数、出访路线、经费预算及开支标准报销出国（境）费用，不得报销与出访任务无关的开支。

第十六条　出访团组确因工作需要委托旅行社等中介机构作为出行服务商的，或者出访人员应邀参加上级主管部门或其他单位组织的出访团组，组织单位委托旅行社等中介机构作为出行服务商的，出访人员向受托单位支付出行费用时按照以下报销规定执行：

（一）提供受托单位开具的税务发票，票面需注明费用明细项目；

（二）提供学校或组织单位与受托单位签订的合同或协议；

（三）合同或协议所注明的服务内容（包括国际旅费、城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用）可在规定开支范围和标准内凭票据实报销；合同或协议中已明确提供伙食费或公杂费的，出访人员不再另外领取相关补助。

第十七条　出访人员一般应在出访结束返校后一个月内办理报销手续。

出国（境）费用报销须使用原报批经费项目，不得转用其他经费来源。

第十八条　教职工在国（境）外期间，确因工作需要赴其他国家或城市因公临时出访的，应当事先按照学校因公临时出国（境）的申报流程，经学校审批同意方可前往执行因公任务。因公临时出访期间所发生的国际旅费、国外城市间交通费和住宿费可以在规定标准内凭票据实报销，并按规定计发伙食费和公杂费。

第十九条　学生因公临时出国（境）可参照本章“其他人员”有关规定标准报销出国（境）费用，或者由项目负责人在该标准范围内合理确定。

第三章　因公长期出国（境）经费管理

第二十条　因公长期出国（境）包括出国（境）研修、出国（境）任教、出国（境）借调和出国（境）随任。

第二十一条　出国（境）研修包括国家公派出国（境）研修、学校公派出国（境）研修和自费出国（境）研修。

（一）国家公派出国（境）研修的费用报销按照国家留学基金管理委员会、教育部或其他部委的相关规定执行。

（二）学校公派出国（境）研修的费用报销按照所获资助的出国（境）项目相关规定执行。

（三）自行联系赴国（境）外研修的人员，获得资助的，按照所获资助项目相关规定执行。出访人员获得资助款项后，学校不再额外报销其出国（境）费用。

第二十二条　出国（境）任教的出（境）国费用按照国家公派出国教师生活待遇管理规定执行。

第二十三条　出国（境）借调、随任人员的出（境）国费用按照国家、地方和学校有关借调、随任的规定执行。

第四章　其他相关规定

第二十四条　学校聘请的客座教授、外籍教职工或者长期出国（境）教职工在国（境）外居住期间因执行公务需要回国的，经项目负责人和所在单位负责人审批同意，可以凭有关负责人审批同意的书面材料及相关证明材料（如聘用合同、出国申请材料等）和有效票据据实报销当次往返国际旅费和城市间交通费，伙食费和公杂费按在途天数计发（参照本办法第二章规定执行），住宿费按照国内差旅费规定标准凭票据实报销。

第二十五条　原则上不得列支外宾来访国际旅费。确因工作需要邀请境外的专家、学者等人员来校开会、交流、访问并明确承担其国际差旅费用的，接待单位可根据受邀人员的职称、职务、级别等情况，结合第二章中关于乘坐交通工具的规定，对应确定其乘坐交通工具的等级或标准，报销时需提供邀请函件和受邀人员身份类别相关材料并由项目负责人签字确认，受邀人员的国际旅费、签证费等其他费用参照本办法相关规定执行。受邀人员来访期间发生的境内城市间交通费、住宿费、伙食费等其他费用按照外宾接待经费管理相关规定执行。学校合同或协议对受邀人员的差旅费用报销另有约定的，按合同或协议相关条款执行。

第二十六条　因公出国（境）和外宾来访等原则上应在任务获批和签证落实后预订机票和住宿。

因故临时取消出访，经项目负责人审批同意，已提前支付且无法退还的出国（境）签证费、办证费用、保险费、防疫费用、会议注册费等相关费用可凭票据实报销；由于开展公务或其他不可抗力原因发生的退票、改签、签证加急等费用以及因选择廉航发生的行李超重费用，经项目负责人审批后凭票据实报销；由于个人原因发生的以上费用以及座位选择、贵宾室服务等增值服务费用和洗衣、理发等个人消费支出，由个人承担。

第二十七条　财政专项资金等经费管理办法中对因公出国（境）经费标准或报销管理有明确规定的，从其规定。

第五章　监督检查和责任追究

第二十八条　学校实行因公临时出国（境）公示制度，选择外国航空公司航线、指定住宿超标准、国外宴请、对外赠礼等须事先报批的事项应当纳入公示内容。

第二十九条　除涉密内容和事项外，因公临时出国（境）经费的预决算应当按照预决算信息公开有关规定，及时公开，主动接受社会监督。

第三十条　学校建立健全因公出访监督检查机制。通过从严审批、核算控制、内部稽查、审计检查、群众举报等多种途径对报销中的异常情况进行排查，对因公出国（境）经费管理使用情况进行监督检查。

第三十一条　各项目负责人及其所在单位对因公出国（境）经费开支的合规性、合理性、真实性和相关性负有直接责任和报销审批责任，并自觉接受学校和上级部门的监督检查。

违反本办法规定，有下列行为之一的，除相关开支一律不予报销外，应当追究相关单位和人员的责任：

（一）违规扩大出国（境）经费开支范围的；

（二）擅自提高经费开支标准的；

（三）报销和发放审批不符合规定的；

（四）使用虚假发票报销、虚领出国（境）费用的；

（五）虚报团组级别、人数、国家数、天数等，套取出国（境）经费的；

（六）其他违反本办法的行为。

第三十二条　有第三十一条所列行为之一的，财务与国资管理处与其所在单位根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下处理措施：

（一）批评教育；

（二）责令作出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）纳入学校财务报销失信名单；

（五）由所在单位取消其年度评先评优资格；

（六）由所在单位调减其年度奖励性绩效。

以上措施可以单独适用或者合并适用。同时依法责令退还违规所得或承担相应的经济损失。

构成违纪的，由纪委办公室、监察处依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，由相关职能部门或纪委办公室、监察处按照有关党纪法规和学校规定对有关单位及其领导人员实行问责；涉嫌犯罪的，移送国家有关机关处理。

第三十三条　会计核算处对因公出国（境）经费开支负有报销审核责任，财务与国资管理处和审计处对因公出国（境）经费开支负有监督检查责任，因履行报销审核或监督检查责任不到位造成不良影响、后果或损失，应当问责的，依照第三十二条和《中山大学财务报销监督实施办法》有关措施追究其部门负责人及相关直接责任人相应责任。

第六章　附则

第三十四条　对与我新建交或未建交国家，相关经费开支标准暂按照经济水平相近的邻国标准执行。

第三十五条　本办法中的“以上”均包含本数。

第三十六条　本办法由财务与国资管理处负责解释。

第三十七条　本办法经2020年第2次学校党委常委会会议审议通过，自2020 年4月2日起施行。原《中山大学因公出国（境）经费管理办法》（中大财务〔2018 〕 25号）同时废止。

附件1：1．中山大学因公临时出国（境）事先公示事项

2．中山大学因公临时出国（境）各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表

附件1

中山大学因公临时出国（境）事先公示事项

一、团组成员（姓名、单位及职务）

二、出访国家/地区

三、出访日期

四、出访任务

五、邀请单位名称及简介

六、日程安排（日期、事项及地点）

七、经费来源及费用预算

八、是否选择外国航空公司航线：

□否

□是，请指明原因：

□航班衔接需要

□我国航空公司尚未开通直达航班

□乘坐我国航空公司航班需中转超过一次

□机票价格比我国航空公司运营的国际航线便宜

□航班日期与出访日期更匹配

□涉密、临时紧急出国任务等特殊原因

□其他

九、参加国际会议等入住对方组织单位指定或推荐酒店是否超出住宿费用标准：□否　□是

十、是否安排对外宴请：□否　□是，请指明宴请对象和人数

十一、是否对外赠送礼品：□否　□是，请指明受赠人及所在单位，请选择礼品类型（纪念品/传统手工艺品/ 实用物品）

注：以国际合作与交流处发布的“中山大学因公临时出国（境）公示模板”为准。

附件2

中山大学因公临时出国（境）各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表