中山大学差旅费管理办法

 

第一章  总则

第一条  为加强和规范学校各单位国内差旅费管理，依据《中共中央办公厅国务院办公厅印发〈关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见〉的通知》（中办发〔2016〕50号）、《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）、《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行〔2013〕531号）、《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）等要求和有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位及各有关科研机构（以下简称各单位）。

第三条  差旅费是指教职工、学生及受邀的校外人员（以下简称出差人）因公临时到常驻地以外地区出差所发生的境内城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。

第四条  出差人出差应当履行审批手续。各单位应当根据工作实际需要，按照精简高效、厉行节约的原则控制差旅费支出规模；从严控制出差人数和天数，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游。

 

第二章  城市间交通费

第五条  城市间交通费是指出差人因公到常驻地以外地区出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具所发生的费用。

第六条  出差人在不影响公务、确保安全的前提下，应当按照规定标准乘坐相对经济便捷的交通工具，并凭票报销。

出差人乘坐城市间交通工具不超过以下标准：

注：

1．乘坐长途汽车等其他交通工具的，凭票据实报销。

2．竞争性科研经费是指学校通过竞争方式从校外获取的科研经费。

（一）院士及相当于院士人员、二级以上管理岗位人员出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等级交通工具。

（二）年龄在50周岁以上的七级以上专业技术岗位人员出差，使用竞争性科研经费报销的，可选择乘坐飞机公务舱。

（三）既在管理岗位又有正高级职称的人员，使用竞争性科研经费出差的，可参照执行四级以上专业技术岗位人员的交通工具标准。

（四）职级属于“其他人员”的出差人乘坐夕发朝至夜行动车6小时以上的，可以乘坐动卧，不受经费类别限制。

（五）所乘交通工具舱位等级划分与以上不一致的，可乘坐同等水平的舱位。所乘交通工具未设置上述规定中本级别人员可乘坐舱位等级的，应乘坐低一等级舱位。

第七条  出差人未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

因身体健康状况等客观原因确需乘坐其他级别标准交通工具的，事先逐级报请项目负责人、单位负责人、财务与国资管理处、分管财务副校长同意，必要时报学校主要负责人批准后，可以提高一个等级。城市间交通费可据实报销，报销时需提供有关负责人审批同意的证明材料。

第八条  因发生城市间交通费用而产生的订票费、签转或退票费、乘坐飞机的民航发展基金、燃油附加费等费用可以凭票据实报销。

第九条  乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，每人次可以据实报销交通意外保险一份。所在单位统一购买交通意外保险的，不再重复报销个人购买保险的费用。

第十条  出差人出差乘坐飞机的，应购买公务机票，出差人不具备学校公务卡申请条件、暂未能办理公务卡或者已办理公务卡但未领取的除外。

应购买公务机票人员通过非公务机票销售渠道（如：电商平台）购买机票的，报销时需提供航空公司官网同航班舱位机票的比价材料，按照票面金额与同一航班同一舱位全价票8.8折孰低的原则报销。

 

第三章  住宿费

第十一条  住宿费是指出差人因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）发生的房租费用。

第十二条  出差人因公出差住宿费实行限额控制，住宿费标准见《中山大学差旅住宿费标准表》（附件）。

（一）出差人可在规定标准之内自行选择与其级别相适应的房间类型。院士及相当于院士人员、二级以上管理岗位人员可住普通套间，其他级别人员应住单间或标准间。

（二）出差当天往返但公务活动超过半天的，可以安排午休房，房费在住宿费限额标准的一半内凭票据实报销。

（三）同一行程内不同宾馆的个人住宿费标准额度不可调剂使用。

（四）因交通延误或非正常入住时间住宿等原因产生的额外住宿费用，出差人需据实说明，可在规定的住宿费标准之内凭票报销。

第十三条  出差人参加会议或培训，举办单位统一安排住宿且费用自理的，凭举办单位出具的有效证明，可凭票据实报销住宿费，不受标准额度限制。

第十四条  除本办法另有规定外，住宿费凭发票在规定的限额标准内据实报销，超支部分由个人自理。

住宿费发票应注明住宿天数（或时间）、人数（或房间数）、单价等基本信息。

 

第四章  伙食补助费

第十五条  伙食补助费是指对出差人在因公出差期间给予的伙食补助费用。

第十六条  出差人伙食补助费包干使用，按自然（日历）天数包干发放。发放标准为西藏、青海、新疆120元/人·天，其他地区100元/人·天。

伙食补助费按照出差目的地的标准报销，在途期间的伙食补助费按照当天最后到达目的地的标准报销。

第十七条  除确因工作需要由对方单位按规定安排的一次工作餐外，已由对方单位负担伙食费用的，出差人不得在学校重复领取伙食补助费。

第十八条  出差人参加会议或培训，举办单位承担伙食费用的，只发放出差人在途期间的伙食补助费；举办单位不承担伙食费用的，按照公务实际天数发放伙食补助费；举办单位统一安排伙食但需由出差人承担伙食费用的，出差人凭举办单位出具的有效证明，可凭票据实报销伙食费，不受标准额度限制。

 

第五章  市内交通费

第十九条  市内交通费是指出差人因公出差期间发生的市内交通费用。

第二十条  市内交通费原则上按照出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用（以下统称市内交通补助费）。因工作需要，也可采用凭票实报实销方式。同一次出差过程限选同一种报销方式。

第二十一条  已由对方单位负担市内交通费用的，出差人不得在学校重复报销市内交通费。

 

第六章  其他相关规定

第二十二条  出差人出差期间按规定领取伙食补助费和市内交通费。由对方单位协助安排用餐或提供交通工具的，出差人应当按规定向对方交纳伙食费和市内交通费，收交管理按照国家规定执行。

第二十三条  出差人一般应在出差结束后一个月内办理报销手续。出差期间发生的其他费用应当连同当次差旅费同时报销。

第二十四条  机票、住宿等出差相关费用按学校有关公务卡使用规定结算。

第二十五条  学生参与教学科研活动所发生的差旅费，一般按照“其他人员”差旅费标准执行，或者由项目负责人在不高于该标准范围内合理确定。本科生实习有关费用的报销按照学校实习经费相关规定执行。

第二十六条  教职工经批准到常驻地以外的异地校区点对点执行公务，凭票据实报销城市间交通费、住宿费和市内交通费，不计发伙食补助费和市内交通补助费。

第二十七条  出差人因公出差原则上应选择公共交通工具出行，各类经费均不得报销与自驾车有关的租赁费、加油费、过路过桥通行费、停车费、保养维修费等费用。

受地理环境和当地条件限制，确有必要选择社会化租赁车辆方式的，在保证节约、安全、便捷的前提下，经项目负责人批准，可据实报销租车费用，租车期间不再计发当日市内交通补助费。相关要求如下：

（一）租车费用在5000元以下的，报销时需提供租车发票和出租方出具的用车记录单。

（二）租车费用超过5000元的，报销时需提供租车发票和学校与出租方签订的租车合同（协议）。

（三）用车记录单或租车合同（协议）中明确加油费、路桥费、停车费、保险费等由承租方负担的，所发生的费用应与租车费、差旅费一同报销。

（四）用车记录单或租车合同（协议）明确司机的住宿费、伙食费由承租方负担的，司机可以按照“其他人员”差旅费标准报销住宿费和伙食补助费。

（五）用车记录单或租车合同（协议）应列明所租用车辆的车型、用车时间、行程地点、里程费用等信息。

（六）相关票据所列时间必须相互印证。费用发生时间不连贯不完整、提供的情况说明或证明材料不足以佐证租车费用真实准确的，相关费用不予报销。

第二十八条  没有城市间交通费发票、交通费发票行程不连续或没有住宿费发票的，在确保真实性的前提下，出差人需据实说明，经项目负责人审批同意，可以报销余下应报费用。

第二十九条  节假日期间，出差人因公务需要从非常驻地赴异地出差的，可将非常驻地作为出差起始地点（以下简称出行地），从出行地前往出差目的地的城市间交通费可据实报销。从常驻地前往出行地的城市间交通费由个人自理。报销时需据实说明，并经项目负责人审批同意。

第三十条  出差人在出差期间因私前往其他城市或地区的，城市间交通费按不高于从出差目的地返回常驻地的票价予以报销，超出部分由个人自理；住宿费、伙食补助费和市内交通费按公务实际时间及规定标准予以报销和计发。

出差期间出差人因私活动时间累计超过7天的，全程差旅费用一律不予报销，但下列差旅活动除外：

（一）学生在寒暑假期间参与教育教学计划安排的各项活动或者科研项目工作；

（二）招生宣传人员开展招生宣传活动。

第三十一条  确因工作需要邀请学者、专家或有关校外人员来校（含校区所在市内）开会、交流、访问或赴外地参加有关公务活动并明确承担其差旅费用的，按以下情况对照学校相应规定和标准报销各项费用：

（一）邀请参加会议、培训的，按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费，按会议费、培训费规定报销住宿费、伙食费、市内交通费等。

（二）邀请参加交流、访问的，按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费，接待餐费、市内交通费、专家咨询费或者劳务费按照学校相关管理规定报销，不再计发伙食补助费和市内交通补助费。

（三）邀请赴外地参加相关公务活动的，按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费，并按公务实际天数计发伙食补助费和市内交通费。

（四）使用竞争性科研经费邀请对学科发展、教学科研、项目研究等有重要意义的专家、行业精英或高管的，可由项目负责人按照厉行节约的原则合理选择受邀人员乘坐交通工具和住宿的等级或标准。

 

第七章  监督检查

第三十二条  各单位应当加强本单位出差活动和差旅经费报销的内控管理，对违反差旅费管理规定的人员进行严肃处理，并自觉接受财务部门和审计部门对出差活动及相关经费支出的监督检查。

各单位主要负责人对本单位出差审批、差旅费预算及规模控制负责。项目负责人对差旅费业务的必要性、真实性、相关性和合规性负责，并妥善保管相关佐证材料，以备审计和检查之用。

第三十三条  会计核算处负责差旅费报销核算相关工作。财务与国资管理处、审计处负责对各单位差旅费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）出差活动是否按规定履行审批手续；

（二）差旅费审批程序、开支范围和标准是否符合规定；

（三）差旅费报销是否符合规定；

（四）是否向下级单位、企业或其他单位转嫁差旅费；

（五）差旅费管理和使用的其他情况。

第三十四条  出差人不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求，不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观，不得接受礼品、礼金和土特产品等。

第三十五条  各项目负责人及其所在单位对差旅费开支的必要性、真实性、相关性和合规性负有直接责任和报销审批责任，并自觉接受有关部门的监督检查。违反本办法规定，有下列行为之一的，除相关开支一律不予报销外， 应当追究相关单位和人员的责任：

（一）单位无出差审批制度或出差审批控制不严的；

（二）虚报冒领差旅费的；

（三）擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准的；

（四）不按规定报销差旅费的；

（五）转嫁差旅费的；

（六）其他违反本办法的行为。

第三十六条  有第三十四条、第三十五条所列行为之一的，财务与国资管理处与其所在单位根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下处理措施：

（一）批评教育；

（二）责令作出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）纳入学校财务报销失信名单；

（五）由所在单位取消其年度评先评优资格；

（六）由所在单位调减其年度奖励性绩效。

以上措施可以单独适用或者合并适用。同时依法责令退还违规所得或承担相应的经济损失；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

构成违纪的，由纪委办公室、监察处依照有关党纪法规和学校规定作出处理。需要追究领导责任的，由相关职能部门或纪委办公室、监察处按照有关党纪法规和学校规定对有关单位及其领导人员实行问责。

第三十七条  会计核算处、财务与国资管理处和审计处在学校差旅费管理中履行报销审核或监督检查责任不到位，造成不良影响、后果或损失，应当问责的，依照第三十六条和《中山大学财务报销监督实施办法》有关措施追究其部门负责人及相关直接责任人相应责任。

 

第八章  附则

第三十八条  本办法中的“以上”“以下”均包含本数。

第三十九条  财政专项资金等经费管理办法中对差旅费开支标准或报销管理有明确规定的，从其规定。

第四十条  学校各附属医院（单位）、产业集团可以根据本办法，制定符合本单位情况的差旅费管理制度。

第四十一条  本办法由财务与国资管理处负责解释。

第四十二条  本办法经2020年第2次学校党委常委会会议审议通过，自2020年3月12日起施行。原《中山大学差旅费管理办法》（中大财务〔2018〕29号）同时废止。

 

附件：中山大学差旅住宿费标准表

附件

中山大学差旅住宿费标准表

 

一、使用竞争性科研经费报销的住宿费标准 单位：元/人·天

序号	城市	住宿费标准
		院士及相当于院士人员； 二级以上管理岗位人员	四级以上专业技术岗位人员； 三、四级管理岗位人员	其他人员
1	北京市	1650	975	750
2	上海市
3	广州市
4	深圳市
5	三亚市
6	其他	1350	750	600

二、使用其他经费报销的住宿费标准

单位：元/人·天

序号	城市	住宿费标准
		院士及相当于院士人员； 二级以上管理岗位人员	四级以上专业技术岗位人员； 三、四级管理岗位人员	其他人员
1	北京市	1100	650	500
2	上海市
3	广州市
4	深圳市
5	三亚市
6	其他	900	500	400

注：中国进出口商品交易会（广交会）举办期间，在广州市内发生的住宿费可以执行上浮后标准，上浮比例为50%。